Ведение кадрового делопроизводства на предприятии

Ведение кадрового делопроизводства на предприятии в Украине представляет собой трудоемкий и длительный процесс, при котором необходимо постоянно учитывать нюансы Кодекса законов о труде Украины, трудового законодательства и нормативных актов, связанных с кадровым учетом, и постоянно отслеживать законодательные изменения.

Кроме этого, следует учитывать, что большинство кадровых документов в Украине оформляется на основании типовых форм, каждая из которых имеет утверждены правила оформления.

В соответствии с законодательством Украины ведение кадрового делопроизводства является непосредственной обязанностью любого работодателя (предприятия, учреждения, организации) независимо от формы собственности, вида деятельности, количества персонала или финансового оборота.

Как правило, ведение кадрового делопроизводства в Украине для предприятий, организаций и учреждений включает:

1) подготовку первичных кадровых документов:

• приказов по кадрам (прием, перевод, премирования, взыскания, отпуска, увольнения, командировки и т.д.);
• штатного расписания;
• табеля учета рабочего времени персонала.

2) оформление кадровых документов:

• оформление больничных листов (заполнение кадровой информации);
• подготовка справок с места работы;
• составление документации для оформления увольнения сотрудника в соответствии с законодательством Украины.

3) ведение кадрового учета:

• ведение личных карточек персонала и личных дел;
• ведение трудовых книжек и книг учета движения трудовых книжек;
• ведения книг / журналов учета приказов по личному составу;
• ведение учета остатков отпусков персонала.

4) подготовку и представление обязательной отчетности по персоналу в государственные органы Украины:

• отчет 1-ПВ (ежемесячный отчет)
• отчет 1-ПВ (ежеквартальный отчет)
• отчет 1-ПВ (ежегодный отчет)
• отчет 3-ПВ (полугодовой отчет)
• отчет 3-ПВ «условия труда» (ежегодный отчет)
• отчет 6-ПВ (ежегодный отчет)
• отчет 3-ПН (отчет по вакансий)
• отчет 4-ПН (план) (при увольнении персонала);
• отчет 4-ПН (факт) (при увольнении персонала);
• отчет 5-ПН (отчет из уволенных)
• отчет о занятости и трудоустройстве инвалидов 10-III (ежегодный отчет).

5) мониторинг ключевых рисков, связанных с финансовыми санкциями и уголовной ответственностью за невыполнение трудового законодательства:

• соблюдение норматива рабочих мест для инвалидов на предприятии;
• соблюдение квот для лиц, имеющих дополнительные гарантии (одинокие матери, дети-сироты, лица предпенсионного возраста, лица освобождены после отбытия срока, выпускники учебных заведений, которые ранее нигде не работали и т. д.)
• своевременность и правильность оформления увольнений;
• своевременность выплаты и правильность расчета заработной платы ;
• полноту, объем и своевременность подачи обязательной отчетности по кадрам;
• соблюдение соглашений о труде, трудового законодательства;
• соблюдение нормативов по охране труда;
• периодичность и документирования прохождения медицинских профосмотров;
• других требований законодательства, предусматривающие уголовную и существенную материальную ответственность.

Отдельно в кадровом учете можно выделить воинский учет на предприятии в Украине. Несмотря на указания Минобороны об обязательности его ведении в компаниях, на предприятиях и в организациях, включая сообщение военкоматы о принятии / увольнения военнообязанных граждан, заполнении в личных карточках персонала записей и соблюдения других положений воинского учета, в том числе и на случай военных действий, отсутствие реальной ответственности не стимулирует предприятия к его ведению. Собственно военный учет в Украине является пережитком прошлого.

Следует помнить, что кадровая служба предприятия должна организовать эффективную систему по защите персональных данных работников на предприятии в соответствии с законодательством Украины. Предполагается, что компания не может собирать о сотрудниках некоторые виды информации (о вероисповедание, политические взгляды и т.п.), данные о работниках компании должны быть строго конфиденциальны (как на организационном, так и техническом уровне), компания не может использовать различные виды слежения за персоналом, подслушивание их телефонных разговоров без их ведома, нарушать тайну переписки, в т.ч. в электронной форме, и осуществлять другой сбор информации о персонале.

В Украине проверку правильности ведения кадрового делопроизводства и соблюдения трудового законодательства осуществляет ряд надзорных органов - центр занятости, фонды социального страхования, инспекции по охране труда, основной контроль осуществляет Департамент надзора за соблюдением законодательства о труде Министерства труда Украины. Как было отмечено выше, не соблюдение различных аспектов законодательства о труде приводит к материальной, административной и уголовной ответственности.

Следует учитывать, что данные кадрового учета является основой для правильного расчета заработной платы и влияют на полноту и своевременность ее выплаты.

Внимание, последние редакции законов и других нормативных актов Украины Вы всегда можете найти на сайте Верховной Рады Украины .

Похожие