Должностные инструкции и рекомендации по их составлению

1. Разделы должностных инструкций
2. Разделы рабочих инструкций

Как правило у субъектов хозяйствования работает значительное количество работников с разных профессий и должностей, а поэтому возникает вопрос об их разграничении путем четкого определения функциональных обязанностей, которые должны выполнять соответствующие работники.

Каждый работник должен четко знать свои права, задачи и обязанности по занимаемой им должности (выполняемой им работы), а также быть уведомлен об ответственности, которая ему грозит за неисполнение или ненадлежащее исполнение возложенных на него функций.

Учитывая это, крайне необходимо наличие у субъектов хозяйствования правового документа, который бы регламентировал конкретные обязанности, задачи, права, ответственность, организационно-правовой статус работников и обеспечивал бы им надлежащие условия для эффективной работы.

Всю эту информацию включают в должностные (рабочие) инструкции, с которыми работников знакомят под роспись. \

Обязательность составления должностных инструкций прямо нормативно-правовыми актами не предусмотрена, но об этом косвенно свидетельствуют некоторые нормы законодательства.

Например, в п. 1 ст. 29 КЗоТ Украины указано, что к началу работы по заключенному трудовому договору собственник или уполномоченный им орган обязан разъяснить работнику его права и обязанности и проинформировать под расписку об условиях труда, наличии на рабочем месте, где он будет работать, опасных и вредных производственных факторов, которые еще не устранены, и возможных последствиях их влияния на здоровье, его права на льготы и компенсации за работу в таких условиях в соответствии с действующим законодательством и коллективным договором.

В ст. 2 Закона об оплате труда приведено понятие основной заработной платы, которая представляет собой вознаграждение за выполненную работу в соответствии с установленными нормами труда (нормы времени, выработки, обслуживания, должностных обязанностей).

То есть, до начала работы работодатель обязан рассказать работнику какие именно обязанности он должен выполнять и за что работник будет получать заработную плату. Выполнить эти требования можно путем составления должностных инструкций.

В Письме № 36-508 указывается, что работодатель при приеме на работу работника разъясняет его права и обязанности, ссылаясь на должностную инструкцию.

Должностные инструкции позволяют:

• работодателю - определить соответствие работника занимаемой должности;
• работнику - четко представлять круг своих обязанностей.

Требования должностных инструкций учитываются при подборе кандидатов на свободные должности, переводе на другую работу, аттестации работников и привлечении их к дисциплинарной ответственности в случае невыполнения или ненадлежащего выполнения обязанностей, нарушение правил внутреннего трудового распорядка и тому подобное.

Согласно тому же Письмом № 36-508, основой для составления должностных инструкций является Справочник квалификационных характеристик.

Справочник квалификационных характеристик - это нормативный документ, который является обязательным по вопросам управления персоналом на предприятиях, в учреждениях и организациях всех форм собственности и видов экономической деятельности и служит основой, в частности, для разработки должностных инструкций работникам, которые закрепляют их обязанности, права и ответственность.

Справочник квалификационных характеристик определяет перечень основных работ, которые свойственны той или иной должности, и обеспечивает единство в определении квалификационных требований в отношении определенных должностей.

Итак, должностные инструкции разрабатывают по каждой должности, предусмотренной в штатном расписании предприятия. Их составляют для таких категорий работников:

- руководителей [1] ;

- профессионалов;

- специалистов;

- технических служащих.

Квалификационная характеристика профессии работника, приводится в Справочнике квалификационных характеристик, имеет такие разделы (табл. 1):

Таблица 1

Название разделаСодержание раздела

«Характеристика работ» В этом разделе приведены типичные профессиональные задачи, обязанности и полномочия для определенной должности, ссылки на отрасль необходимых знаний «Должен знать» В этом разделе приводятся основные требования к специальным знаниям, необходимых для выполнения соответствующих типовых задач и обязанностей, а также знаний законодательных актов, положений, инструкций и других нормативных документов, методов и средств, которые работник должен уметь применять при выполнении своих профессиональных обязанностей "Квалификаций ни требования »В этом разделе определены в соответствии с определенной должности требования к образовательному и образовательно-квалификационного уровня, требования к последипломного образования и минимальные требования к стажу работы
Для профессиональной группы «Руководители» требования определены в зависимости от уровня и функций управления и руководства, которые отличаются по своей сложности и ответственностью: руководители первичных структурных подразделений, руководители структурных подразделений высшего уровня, руководители предприятий, учреждений, организаций.
Для профессиональной группы «Профессионалы» определены требования полного высшего образования образовательно-квалификационному уровню - магистр, специалист и четырехуровневой квалификационное категорирование.
Для профессионалов, занятых на сложных и ответственных работах (инженер-конструктор, инженер-электроник и т.д.), введен пятиуровневого квалификационное категорирование
Для профессиональной группы «Специалисты» определены требования базового или неполного высшего образования с образовательно-квалификационным уровнем - бакалавр, младший специалист и трехуровневое квалификационное категорирование. В отдельных случаях определяются требования полного высшего образования с образовательно-квалификационным уровнем - специалист.
Для профессиональной группы «Технические служащие» определены требования профессионально-технического образования или полного общего среднего образования и профессиональной подготовки на производстве, в сфере услуг «Специализация» Этот раздел вводится при необходимости.
Раздел «Специализация» представляет данные о производных названия должностей, характеристики работ, отраслевую отнесенность и т.п., указывающие на особенности применения должности

Для рабочих разрабатывают рабочие инструкции.

Справочник квалификационных характеристик включает в себя так называемые выпуски, которые формируются:

• или по видам экономической деятельности;
• или в разрезе отраслей.

При необходимости задачи и обязанности, включенные Справочником квалификационных характеристик в типичную квалификационную характеристику той или иной должности, могут быть распределены между отдельными исполнителями. В то же время круг задач и обязанностей отдельных работников может быть расширен с поручением им работ, предусмотренных для различных групп должностей, равных по сложности, выполнение которых не требует другой специальности, квалификации.

При составлении должностных инструкций также обязательно надо учитывать требования КЗоТ Украины, Закона об оплате труда и других нормативно-правовых актов о труде. Соответственно, изменение трудового законодательства влечет за собой и изменение должностных инструкций.

Руководитель предприятия обеспечивает разработку и утверждает должностные инструкции работников:

• на основе квалификационных характеристик должностей работников;
• с учетом особенностей штатного расписания.

В Письме № 36-508 также указано, что должностные инструкции должны отражать полный перечень:

• задач и обязанностей;
• полномочий и ответственности.

При этом в случае необходимости они должны иметь необходимые пояснения, а все сроки - четкие определения.

Справочник квалификационных характеристик предусматривает следующие рекомендации по составлению должностных инструкций:

- все должностные инструкции, разрабатываемые на предприятиях, в учреждениях, организациях, должны быть взаимосвязаны, чтобы не допускать дублирования в работе работников;

- должностные инструкции после их утверждения руководителем предприятия, организации, учреждения или по поручению его заместителями, доводятся до работника под расписку;

- в должностные инструкции могут быть внесены изменения, дополнения лишь на основании приказа руководителя предприятия, учреждения, организации с согласия работника;

- приказ о внесении изменений, дополнений в должностные инструкции выдается в случае перераспределения обязанностей между работниками в связи с сокращением численности, рациональным разделением труда;

- в случае изменения названия предприятия, учреждения, организации, их структурного подразделения или должности должностных инструкций также вносятся соответствующие изменения.

Кто разрабатывает должностные инструкции и утверждает их?

Достаточно часто работодатели возлагают обязанности составления должностных инструкций на работников отдела кадров, которые не могут и не обязаны знать все нюансы работы по каждой должности, так и поручать разработку таких инструкций им нецелесообразно.

Гораздо эффективнее будет, если должностные инструкции составлять руководители структурных подразделений для должностей (профессий) работников в соответствии со штатным расписанием. Ведь именно они могут определить, какие задачи должны решать сотрудники для достижения целей, стоящих перед подразделением и предприятием в целом.

Однако разрабатывать должностные (рабочие) инструкции может и специалист по труду.

Готовую должностное (рабочую) инструкцию подписывает руководитель структурного подразделения или специалист, подготовил ее. Затем инструкцию согласовывают с начальником отдела труда и заработной платы, заместителем директора по подчиненности и юрисконсультом, после чего ее утверждает руководитель предприятия (работодатель).

В правом углу первой страницы должностной инструкции располагается слово «Утверждаю», подпись руководителя о его утверждении, указывается должность, инициалы и фамилия руководителя, а также дата утверждения.

В заголовке должностной инструкции приводится полное название должности в родительном падеже (должна соответствовать профессиональной названии работы, предусмотренной Классификатором профессий ДК 003: 2010) и полное название структурного подразделения.

Один экземпляр инструкции содержатся в отделе кадров предприятия, а второй передают работнику.

Разделы должностных инструкций

Текст должностной инструкции может включать семь разделов (п. 6 Общих положений гл. 1 Выпуска 1 Справочника квалификационных характеристик):

1) «Общие положения»;

2) «Характеристика работ»;

3) «Права»;

4) «Ответственность»;

5) «Должен знать»;

6) «Квалификационные требования»;

7) «Взаимоотношения (связи) по должности».

Информацию, приводится в разделах должностной инструкции, приведем в табл. 2.

Таблица 2

1. Общие положения В разделе приводятся:
• основные данные о должности, сферу деятельности работника;
• наименование подразделения, где работает работник;
• сфера деятельности работника;
• порядок назначения на должность и прекращения выполнения должностных обязанностей;
• непосредственное подчинение;
• квалификационные требования к работнику (уровень образовательной подготовки, уровень квалификации, специальность, необходимый стаж работы по специальности, другие требования);
• наличие подчиненных;
• перечень основных законодательных актов, других материалов, которыми руководствуется в работе работник;
• порядок замещения других работников на период их временного отсутствия (отпуск, болезнь, другие уважительные причины), а также кто замещает его 2. Должностные обязанности В этом разделе указывается содержание деятельности работника, в частности:
• определяется самостоятельный участок работы в соответствии с Положением о подразделении. Участок работы может определяться путем выделения группы вопросов по соответствующим направлениям или закреплением за работником перечня объектов, управления, или как перечень относительно самостоятельных вопросов;
• определяется перечень видов работ, из которых состоят их функции. При установлении видов работ следует определять их по организационно-юридическим признакам (руководит, утверждает, осуществляет, организует, рассматривает, исполняет, обеспечивает, контролирует, принимает участие, готовит и т.д.);
• должностные обязанности работника должны соответствовать задачам и функциям подразделения и требованиям квалификационной характеристики соответствующей должности 3. Права В этом разделе определяются и приводятся делегированные работнику полномочия, с помощью которых он должен обеспечивать в процессе своей деятельности выполнения возложенных на него задач и обязанностей . например:
• вносить предложения по соответствующим вопросам;
• принимать определенные решения;
• согласовывать проекты документов;
• выполнять обязанности представительства подразделения по определенным вопросам;
• участвовать в совещаниях;
• получать необходимую для выполнения своих задач информацию от соответствующих подразделений и т.п. 4. Ответственность В этом разделе содержатся показатели оценки работы сотрудника и границы его личной ответственности за результаты деятельности и выполнения работ. Показателями оценки работы является качество и своевременность выполнения должностных задач и обязанностей. Например, отмечается, что работник несет ответственность за:
• неисполнение или ненадлежащее исполнение должностных задач и обязанностей;
• нарушение правил внутреннего трудового распорядка и правил по охране труда и прочее 5. Должен знать В этом разделе содержатся требования к специальным знаниям, а также знаний законодательных актов и нормативных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей 6. Квалификационные требования В этом разделе указываются нормы, касающиеся образования, образовательно-квалификационных уровней и опыта, достаточных для полного и качественного выполнения работ по должности 7. Взаимоотношения (связи) по должности В этом разделе определяется:
• круг основных взаимосвязей работника с сотрудниками своего и других структурных подразделений, а также со сторонними предприятиями, организациями, учреждениями, с которыми работник служебные взаимоотношения;
• сроки получения и взаимной информации (при наличии);
• порядок согласования и утверждения соответствующих документов и т.п.

Обратите внимание, что в должностную инструкцию не обязательно вносить все перечисленные разделы.

Например, может отсутствовать раздел «Взаимоотношения (связи) по должности», если порядок взаимодействия работников подразделений отражен в Положениях об этих структурных подразделениях.

В то же время в должностных инструкциях работников предприятий, не имеющих структурного деления, или работников, непосредственно подчиненных руководителю предприятия, необходимо подробно изложить их взаимоотношения с подразделениями, отдельными работниками и сторонними организациями.

Можно не включать в должностную инструкцию и раздел «Квалификационные требования». В таком случае информацию об уровне образования, квалификации, специальность, необходимый стаж работы указывают в разделе «Общие положения».

Производные должности, названия которых образованы с помощью дополнительных признаков типа «заместитель», «переменный» и т.п., имеют такие же квалификационные характеристики, и базовые.

Задачи, обязанности, знания и квалификационные требования этих работников при разработке должностных инструкций определяются на основе квалификационной характеристики соответствующей базовой профессии.

Во всех записях о выполняемые работы следует указывать полное название должности в соответствии с Справочника квалификационных характеристик, включая квалификационную категорию, например: «Художник-конструктор (дизайнер) I категории».

Образец должностной инструкции бухгалтера приведены на рис. 1 и 2.

Разделы рабочих инструкций

Конкретный перечень рабочих обязанностей определяется рабочими инструкциями работников, которые разрабатывают и утверждают на основе Справочника квалификационных характеристик работодатели, учитывая конкретные задачи и обязанности, права, ответственность работников и особенности штатного расписания предприятия, учреждения, организации.

При разработке рабочих инструкций обеспечивается единый подход к построению структуры и изложения содержания разделов. Инструкции должны отражать полный перечень задач и обязанностей, ответственности, в случае необходимости иметь необходимые пояснения, а все сроки - четкие определения.

В связи с тем, что отдельные квалификационные характеристики рабочих содержат только основные или типовые задачи и обязанности, работодатель может дополнять рабочие инструкции видами работ, которые входят в состав технологических карт, инструкций, других нормативных документов и определены трудовым договором при условии соблюдения правил охраны труда, санитарных норм и требований безопасности выполнения работ.

Рабочая инструкция и изменение к ней соглашается профсоюзным комитетом или другим уполномоченным рабочим органом трудового коллектива.

Рабочие инструкции после их утверждения руководителем предприятия, организации, учреждения или по поручению его заместителями, доводятся до рабочего под расписку.

Рабочие инструкции состоят из следующих разделов:

• «Характеристика работ»;
• «Права»;
• «Ответственность»;
• «Должен знать»;
• «Квалификационные требования».

Информацию, приводится в разделах рабочей инструкции, приведем в табл. 3.

Таблица 3

1. Характеристика работ В этом разделе раскрывается содержание работ, должен выполнять рабочий. Этот раздел также должен содержать характеристику рабочего места 2. Права В этом разделе определяются и приводятся делегированные рабочему полномочия, с помощью которых рабочий должен обеспечивать в процессе своей работы выполнения возложенных на него задач и обязанностей 3. Ответственность В этом разделе содержатся показатели личной ответственности за результаты деятельности и работ, а также за непринятие надлежащих мер в пределах своих обязанностей 4. Должен знать в этом разделе содержатся требования к специальным знаниям, умениям, имеет стерности рабочего, вызванные реальными условиями производства (сферы услуг), особенностями оборудования, материалов, инструментов, используемых для выполнения работ 5. Квалификационные требования Этот раздел содержит нормы, касающиеся профессионального образования и опыта, достаточных для полного и качественного выполнения работ по профессии

При необходимости рабочая инструкция может быть дополнена разделами: «Общие положения», «Примеры работ», «Взаимоотношения (связи) по профессии».

В разделе «Общие положения» содержатся основные данные о профессии, наименования производственного подразделения, где работает работник, нормативные документы, которыми он руководствуется в своей работе, его подчиненность, порядок принятия на работу и увольнения.

В разделе «Примеры работ» указываются виды работ, которые должен выполнять рабочий. Например, в перечень работ, выполняемых оператор по обработке информации и программного обеспечения, относятся:

1) работа с современными операционными системами и приложениями;

2) обеспечение защиты информации;

3) создание документов, таблиц, презентаций, баз данных, графических объектов, анимаций, чертежей, трехмерных объектов, видеоматериалов, Веб-сайтов и веб-документов;

4) работа по наладке, подключению и обслуживанию периферийных устройств и оргтехники, устранения повреждений;

5) устранение недостатков в работе программного обеспечения, периферийного оборудования и офисной техники;

6) наладка компьютерных сетей, установка кодов, паролей;

7) реклама и продажа компьютерного оборудования и программного обеспечения, периферийных устройств, расходных материалов и сетевого оборудования.

В разделе «Взаимоотношения (связи) по профессии» определяются основные взаимосвязи рабочего с другими работниками, которые необходимы для выполнения возложенных на него обязанностей.

КЗоТ Украины - Кодекс законов о труде Украины

Закон об оплате труда - Закон Украины от 24.03.1995 г.. За № 108/95-ВР «Об оплате труда»

Справочник квалификационных характеристик - справочник квалификационных характеристик профессий работников, утвержденный приказом Министерства труда и социальной политики Украины от 29.12.2004 г. № 336

Классификатор профессий ДК 003: 2010 - Классификатор профессий ДК 003: 2010, утвержденный приказом Госпотребстандарта Украины от 28.07.2010 г.. № 327

Письмо № 36-508 - письмо Минтруда Украины от 03.10.2005 г.. № 36-508 «Должностные инструкции работников»

[1] Исключение могут составлять отдельные руководители, для которых правовое положение, основные задачи, обязанности, права и ответственность определены в Уставе предприятия или в Положении о структурном подразделении.

Похожие

Комментарии